← FOUR

Schweiz-Leitfaden

ONAIR Invoice und ONAIR POS für deinen Schweizer Betrieb einrichten. Dieser Leitfaden beschreibt Funktionen und Grenzen der Apps, keine steuerliche oder behördliche Zertifizierung.

ONAIR POS · Microsoft Store

Das neue öffentliche POS-Angebot heisst ONAIR POS: POS-only für CHF 999.– einmalig oder POS + Website für CHF 1’999.– einmalig, mit 14 Tagen Testphase nach der ersten Einrichtung. Die Windows-Testversion ist im Microsoft Store erhältlich. Diese Store-Version rechnet nur in ganzen MKD, ohne CHF oder EUR. Der Online-Lizenzkauf ist noch nicht geöffnet; kontaktiere FOUR vor Ablauf der Testphase für den weiteren Einsatz. Den aktuellen Stand und die vor Verkaufsstart zu bestätigenden Bedingungen findest du auf der Produktseite. Diese Information ändert keine bestehenden Verträge, Lizenzen oder installierten Systeme.

ONAIR: Firma und CHF

Trag in den Einstellungen deine eigenen Firmendaten mit getrennten Adressfeldern, Postleitzahl, Ort und Land ein. Hinterleg die tatsächliche IBAN und wähl beim Erstellen einer Rechnung CHF als Währung. Die Kontoinhaberdaten müssen zu deinem Konto passen. Übernimm nicht die Anbieteradresse von FOUR als deine Rechnungsadresse. Erfasse deine UID oder MWST-Angaben nur, wenn sie für deinen Betrieb zutreffen.

MWST passend zur Leistung

Die ESTV nennt 8,1 % als Normalsatz, 2,6 % als reduzierten Satz und 3,8 % für Beherbergung. Der richtige Satz hängt von Leistung und Situation ab; Restaurantleistungen und bestimmte Lebensmittel zum Mitnehmen werden nicht pauschal gleich behandelt. ONAIR berechnet die Steuer anhand der gewählten Steuerkennzeichen der Positionen und des Belegdatums. Prüf deine Registrierung und die zutreffende Behandlung; eine Voreinstellung entscheidet nicht über deine Steuerpflicht.

Rechnung, QR-Zahlteil und PDF

Erfasse den Kunden, wähl die Rechnungspositionen und prüf CHF-Beträge, Steuern und Fälligkeit. Bei einer geeigneten Rechnung mit vollständiger Firmenadresse und gültiger Bankverbindung erzeugt ONAIR einen QR-Zahlteil. Die App unterscheidet QR-IBAN mit QR-Referenz und gewöhnliche IBAN mit Creditor Reference. SIX verlangt strukturierte Adressen. Fehlen passende Voraussetzungen, darf ein vorhandenes Rechnungs-PDF nicht mit einem geprüften QR-Zahlteil verwechselt werden. Prüf die Vorschau, erzeug und sperr das PDF und kontrollier Empfänger, Betrag und Referenz mit deiner Banking-App vor dem Versand.

Dokumente und Sicherung

Bewahr das erzeugte, gesperrte PDF auf. Bereits ausgestellte Dokumente behalten ihre gespeicherten Angaben; spätere Stammdatenänderungen sollen keine frühere Rechnung ersetzen. Versende oder exportiere den geprüften Beleg. Richte Sicherungen ein und speichere zusätzlich eine unabhängige Kopie. Teste die Wiederherstellung in einem getrennten Arbeitsplatz, bevor du dich darauf verlässt. Bewahr Originalbelege, Auszüge und Exporte nachvollziehbar und zugriffsgeschützt auf. Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nennt Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Prüf die Pflichten für deine jeweiligen Unterlagen. Bei elektronischer Aufbewahrung müssen Integrität und Lesbarkeit gewahrt bleiben; ein gesperrtes App-PDF oder eine Sicherung allein bestätigt kein gesetzeskonformes Archiv.

ONAIR: Bankabgleich, Arbeitszeit und Exporte

Wähl das Bankkonto und importier camt.053/camt.054 oder CSV. Prüf die Importvorschau und bestätige Zuordnungen zu offenen Belegen. Eine in der App erfasste Zahlung ist keine Bankbestätigung; prüf den tatsächlichen Kontoauszug. Freigegebene Arbeitszeiten können in den Lohnlauf einfliessen. Prüf Mitarbeiterdaten und Lohnkonfiguration vor der Freigabe. Der Lohn-Zahlungsauftrag wird als Bankdatei vorbereitet; der Export bestätigt keine ausgeführte Zahlung. Journal-CSV und Treuhand-Exporte dienen der weiteren Prüfung. Diese vorbereiteten Daten sind weder eine zertifizierte Lohnabrechnung noch eine eingereichte Steuer- oder Sozialversicherungsmeldung.

ONAIR POS: CHF vor dem ersten Betrieb wählen

Wähl bei einer neuen Einrichtung ausdrücklich Switzerland · CHF, bevor du Produkte oder Kassenbewegungen erfasst. Eingaben wie 4.50 bedeuten CHF 4.50; intern werden Rappen gespeichert. Eine gewählte Währung bleibt gesperrt. Ein bestehender Datenbestand in einer anderen Währung wird nicht durch Umbenennen der Währung in CHF umgerechnet. Für einen Wechsel brauchst du eine getrennte, geplante Einrichtung; alte Belege und Sicherungen bleiben in ihrer ursprünglichen Währung.

ONAIR POS: Bargeld und Steuersatz prüfen

Öffne die Schicht mit dem tatsächlichen Anfangsbestand. Das CHF-Profil rundet den Bar-Zahlbetrag auf CHF 0.05, während elektronische Zahlungen den Rappenbetrag behalten: CHF 10.02 ergeben bar CHF 10.00 und per Karte CHF 10.02. Prüf Beleg, Rückgeld und Schichtabschluss. ONAIR POS verwendet derzeit einen betriebsweiten MWST-Satz mit einem Satz je Bestellung; es wählt keine Steuersätze je Produkt oder automatisch nach Restaurant, Take-away, Alkohol oder Beherbergung. Ein Betrieb mit gemischten Steuersätzen braucht vor dem Einsatz eine passende Lösung und Prüfung.

ONAIR POS: aktuelle Grenzen

Die neue ONAIR POS-Ausgabe wird mit Deutsch, Englisch, Mazedonisch und Albanisch vorbereitet. Den aktuellen Freigabestand findest du auf der ONAIR POS-Produktseite. Im CHF-Profil können Gäste über den QR-Code eines aktiven Tisches bestellen; angemeldete Mitarbeitende können dieselbe Bestellung am Telefon ergänzen und an Bar oder Küche senden. Dieser lokale Ablauf wurde mit CHF-Beträgen und 8.1 % MWST geprüft. Allgemeine Online-Vorbestellungen, integrierte Kartenabwicklung und das bestehende Treueprogramm sind damit nicht freigegeben. Richte die erreichbare QR-Adresse und den Gastzugang im Betriebsnetz ein. Prüf Drucker, Kassenlade, Belege, Sicherung und Wiederherstellung auf deiner tatsächlichen Installation. Eine Schweizer Konfiguration allein bestätigt weder die Eignung für jede Betriebsart noch eine amtliche Konformität.

Vor dem Einsatz

Nutze die freigegebene Version und die zugehörigen Hinweise. Für ONAIR stehen Einrichtung, Lizenzhilfe und Versionsinformationen bereit; ONAIR POS wird mit einer individuellen Demo und einem vereinbarten Einrichtungsumfang besprochen. Bei fachlichen Fragen zu Steuern oder Aufbewahrung stimm deinen konkreten Prozess mit deiner Treuhand oder der zuständigen Stelle ab.

Read in English

Swiss setup guide

Set up ONAIR Invoice and ONAIR POS for your Swiss business. This guide describes app features and limits; it is not tax or government certification.

ONAIR POS · Microsoft Store

The new public POS product is ONAIR POS: POS-only for CHF 999.– once or POS + website for CHF 1’999.– once, with a 14-day trial after initial setup. The Windows trial is available in the Microsoft Store. This Store version uses whole MKD only, without CHF or EUR. Online licence purchase is not open yet; contact FOUR before the trial ends to discuss continued use. The product page provides current status and the terms to be confirmed before sales open. This information does not change existing contracts, licences or installed systems.

ONAIR: company details and CHF

Enter your own company details in Settings, with separate address fields, postcode, city and country. Add your actual IBAN and select CHF as the currency when creating an invoice. Account holder details must match your bank account. Do not use FOUR’s seller address as your own invoicing address. Enter UID or VAT information only when it applies to your business.

VAT appropriate to the supply

The FTA lists 8.1% as the standard rate, 2.6% as the reduced rate and 3.8% for accommodation. The correct rate depends on the supply and circumstances; restaurant services and certain takeaway food are not automatically treated alike. ONAIR calculates tax from the selected line tax codes and document date. Check your registration and the applicable treatment; a default setting does not determine your tax liability.

Invoice, QR payment section and PDF

Add the customer and invoice lines, then check CHF amounts, taxes and due date. For an eligible invoice with complete company address and valid bank details, ONAIR generates a QR payment section. The app distinguishes QR-IBAN with QR reference from ordinary IBAN with creditor reference. SIX requires structured addresses. If prerequisites are missing, an invoice PDF must not be mistaken for a validated QR payment section. Review the preview, generate and lock the PDF, then check recipient, amount and reference in your banking app before sending.

Documents and backup

Keep the generated, locked PDF. Issued documents retain their saved details; later changes to company records should not replace a previous invoice. Send or export the reviewed document. Configure backups and keep an additional independent copy. Test restoration in a separate workspace before relying on it. Keep original documents, statements and exports traceable and access-protected. For accounting books and records, Article 958f of the Code of Obligations specifies ten years from the financial year-end. Check the duties applicable to each type of record. Electronic retention must preserve integrity and readability; a locked app PDF or backup alone does not establish a legally compliant archive.

ONAIR: bank matching, work hours and exports

Select the bank account and import camt.053/camt.054 or CSV. Review the import preview and confirm matches to open records. A payment recorded in the app is not bank confirmation; check the actual statement. Approved work hours can feed a payroll run. Review employee details and payroll configuration before approval. The salary payment order is prepared as a bank file; exporting it does not confirm that a payment was executed. Journal CSV and accountant exports support further review. These prepared records are neither certified payroll nor a submitted tax or social-insurance filing.

ONAIR POS: choose CHF before starting

For a new setup, explicitly select Switzerland · CHF before entering products or cash movements. An entry such as 4.50 means CHF 4.50; amounts are stored internally in centimes. Once selected, currency is locked. Renaming the currency of an existing workspace in another currency to CHF does not convert its data. Changing currency requires a separate, planned setup; old records and backups retain their original currency.

ONAIR POS: check cash and the VAT rate

Open the shift with the actual opening float. The CHF profile rounds cash payable to CHF 0.05 while electronic payments retain the centime amount: CHF 10.02 becomes CHF 10.00 in cash and remains CHF 10.02 by card. Check the receipt, change and shift close. ONAIR POS currently uses a venue-wide VAT setting with one rate per order; it does not choose rates per product or automatically classify restaurant, takeaway, alcohol or accommodation sales. A business needing mixed VAT rates requires a suitable solution and review before use.

ONAIR POS: current limits

The new ONAIR POS edition is being prepared in German, English, Macedonian and Albanian. See the ONAIR POS product page for current release status. In the CHF profile, guests can order through an active table’s QR code; signed-in staff can extend the same order from a phone and send it to the bar or kitchen. This local flow was checked with CHF amounts and 8.1% VAT. General order-ahead checkout, integrated card processing and the existing loyalty programme are not enabled by this flow. Configure the reachable QR address and guest access on the venue network. Check printers, cash drawers, receipts, backups and restoration on your actual installation. A Swiss configuration alone does not establish suitability for every business type or official compliance.

Before use

Use the released version and its accompanying notes. ONAIR provides setup, license help and release information; ONAIR POS starts with an individual demo and agreed setup scope. For tax or retention questions, review your actual process with your accountant or the responsible authority.

Adresse & Kontakt / Address & contact

FOUR · Naim Asani
Schwarzenburgstrasse 828
3145 Niederscherli · Schweiz
info@fourmedia.ch · +41 79 368 90 07